¿OCUPADO O PRODUCTIVO?: TÚ DECIDES

 

por Ángel Álvarez

Una de las constantes de la mayoría de los profesionales de este país, probablemente sea algo también global, es lo ocupados que están, la gran cantidad de tareas que afrontan y el sinnúmero de compromisos que atienden. Pero, que una persona esté muy ocupada, que haga muchas cosas, no, necesariamente, significa que sea una persona productiva. El número de horas dedicadas al trabajo y las tareas llevadas a cabo no son sinónimos de que sean los adecuados para alcanzar los objetivos que se plantee lograr. Suponiendo, claro, que se los haya planteado.

Con al ánimo de ayudar a tantas personas despistadas, muchas equivocadas, a continuación, comentaré algunas de las cosas que podemos, y debemos, tener en cuenta para dejar de estar (mal) ocupados y ser más productivos.

Es sorprendente que, tras haber preguntado a cientos de personas de todo tipo, ¿dónde quieres estar en los próximos cinco, diez… años? o ¿qué te gustaría conseguir a medio y largo plazo?, su respuesta sea: no lo sé, depende de las circunstancias, en la situación actual me conformo con lo que tengo, o algo similar. Respuestas que muestran total resignación hacia el entorno y las circunstancias, falta de ambición, y, sobre todo carencia absoluta de foco vital.

1. Tener una misión en la vida

Por otro lado, es muy frecuente, escuchando a personas exitosas y satisfechas con sus logros, constatar que siempre han tenido un horizonte claro que querían alcanzar y hacia el que, con los cambios a que la vida las haya obligado, han orientado su actividad. Incluso a pesar de los fracasos, cuyas enseñanzas también les han servido para avanzar hacia su destino.

Y aquí radica la razón fundamental por la que hay que ser productivo, ya que solo las personas productivas piensan profundamente en sus vidas, identifican su importancia real, establecen su propósito y, por supuesto, actúan en consecuencia para lograr sus metas en la vida. El resto, están demasiado ocupados dispersando su energía y haciendo cosas que las alejan de conseguirlo.

2. Clarificar qué hay que hacer

Como ya comentamos anteriormente, la gente ocupada se centra, fundamentalmente, en la acción. Hacer, cuantas más cosas mejor, es el objetivo de sus vidas. Y todo eso sin pararse a pensar si esas acciones son las que la ayudará a conseguir sus objetivos. Y, ya no digamos, si, además, una parte de las acciones se realizan, sin pensar en su idoneidad, simplemente porque las solicitan entes que, absurdamente (no suele haber ninguna razón productiva para ello), se considera que no hay que cuestionarse: jefes, clientes…

Por el contrario, las personas productivas dedican el tiempo necesario para determinar cuáles son las actividades que realmente las llevarán a conseguir sus objetivos y planifican su tiempo concentrándose en ellas. Eliminando, en la medida de lo posible, que siempre es mucho más de lo que al principio parece, todo aquello que las aparta de ellos.

Y, aunque mucha gente piensa que es mejor hacer algo que nada, esto no es cierto. Es mejor no hacer nada que realizar una acción que no conecte con tus objetivos. De modo que, si fuera tu caso, estate quieto.

3. Invertir el tiempo inteligentemente

La productividad no se centra solo en hacer las cosas en el menor tiempo posible, sino en lograr el máximo impacto. Dedicar el tiempo a las cosas importantes y no solo a las que hacen ganar dinero. Realizar actividad física adecuada varias veces por semana, para muchos puede parecer una pérdida de tiempo valioso, pero seguro que mejorará la salud, nos hará sentir mejor y ayudará a reducir el estrés. Lo mismo pasa con el tiempo dedicado a nuestra vida familiar, social o espiritual.

Hay que invertir tiempo en todas aquellas cosas que tienen impacto en la vida (cada uno decidirá cuáles son) y no solo concentrarse en las tareas habituales.

4. Influir en el entorno

Mientras la gente ocupada habla del poco tiempo que tiene y pone excusas para todo aquello que no cumple a tiempo, la productiva, que ya tiene claro qué es lo importante y que las horas disponibles en su día de trabajo son finitas, protege enérgicamente su tiempo disponible para maximizar la productividad, y lo dedica a determinar, a eliminar o disminuir, negociando siempre asertivamente con el entorno, lo que no lo es, y a centrarse en la acción y los resultados.

Esta actitud permite ser más productivo e influyente sobre el entorno, consiguiendo que, paulatinamente, haya que dedicar menos tiempo a tareas irrelevantes para la consecución de los objetivos. Aunque vengan disfrazadas de la urgencia o falsa importancia que otros le atribuyan.

5. Saber decir NO

Como continuación del punto anterior, una de las cosas más importantes para ser productivo es aprender a no asumir más de lo que se puede manejar y saber cuándo decir no a las solicitudes de otros, para usar el tiempo de manera eficiente y completar los proyectos propios. Porque si, constantemente, se dice que sí, entonces se concede a otras personas y proyectos el control sobre la rutina diaria.

Hay que elegir con cuidado dónde dedicar el tiempo y atención, y aprender a decir no más a menudo. Acepta las cosas que brinden el mayor beneficio o valor para ti y tu negocio y rechaza o delega todo lo demás.

6. Enfocar la actividad con pocas prioridades

En la juventud es bueno disponer de múltiples opciones: viajar, aprender idiomas, estudiar, realizar diferentes trabajos, vivir en otros países… Sin embargo, cuando se dispone de una misión en la vida, hay que dejar de lado la mayoría de las opciones, establecer prioridades y concentrar la energía en lo importante.

Si mi objetivo para este año es aprender inglés, me concentraré en ello y hablaré inglés al finalizar el año. Si, por el contrario, mis objetivos para este año son hablar inglés, cambiar de trabajo y ganar más, viajar a 10 países, hacer deporte, encontrar pareja, ir a todas las exposiciones de mi ciudad…, con casi toda seguridad no hablaré inglés en diciembre.

El enfoque es la puerta de entrada a todo tipo de pensamiento, a la percepción, al aprendizaje, al razonamiento, a la toma de decisiones y a la resolución de problemas. Y, considerando que la cantidad de energía siempre es finita, y por desgracia muy a menudo no tan grande como nos gustaría, debemos concentrarla en un número limitado de prioridades.

Menos prioridades significa que no dispersarás tu energía y puedes concentrarte en ellas intensamente y encontrar las mejores formas de lograrlas.

7. Realizar una sola tarea a la vez

Es una creencia generalizada que los humanos somos multitarea, cuando nuestro cerebro está diseñado para concentrarse y realizar una sola acción cada vez. El hecho de que también sea capaz de pasar muy rápidamente de una a otra, generándonos la falsa creencia de simultaneidad, no significa que, cada vez que cambiamos de tarea, necesitemos un 30% más de tiempo para retomar la anterior. Si esto solo pasase una vez al día, probablemente no tendría un efecto muy negativo. Pero, desgraciadamente, suele suceder muchas veces a lo largo de un día, cientos en una semana, miles en un mes… No parece que sea muy difícil calcular el tremendo impacto final en un año.

Así que, ya sabes, las tareas de una en una. No empieces otra hasta que no hayas finalizado la actual.

8. Delegar, delegar y delegar

Delegar es una de las herramientas más potentes que tiene un líder para ganar en eficacia y en eficiencia y hacer crecer a su equipo. Suena bien, ¿verdad? Pero, a pesar de su indudable valor, la falta de delegación es uno de los hábitos endémicos no productivos de tantas personas y organizaciones. Y suele deberse, fundamentalmente, a la falta de confianza hacia los colaboradores. Unido a que, además, muchos líderes piensan cosas como: “no tengo tiempo para enseñar a nadie”; “acabo antes haciéndolo que explicándolo”; “yo lo hago mejor”; “debo tener el control de todo”… ¿Te suenan?

Las personas que no delegan no solo no tienen claro que no se las paga por “hacer”, sino por centrarse en la estrategia, fijar objetivos, pensar, decidir, gestionar al equipo… y para ello necesitan tiempo. Tampoco, que delegar contribuye a hacer crecer las capacidades, la preparación y la cohesión del equipo. Razones que, ningún buen líder, puede obviar.

La gente ocupada habla de lo liada que está, de la gran cantidad de cosas que tiene que hacer y, en muchos casos, de la frustración que les causa no disponer del tiempo suficiente para realizarlas. Síntomas evidentes de que están muy lejos de ser productivos. Las personas productivas y eficaces hacen las cosas. No pierden el tiempo y trabajan su plan hasta que están satisfechas con el resultado.

9. Dejar que los resultados hablen

Además, hacen las cosas bien a la primera. De esta forma, no tendrán que dedicar tiempo a hacerlas de nuevo. Incluso si eso significa reducir la velocidad y dedicar más tiempo para realizar la tarea, ya que, normalmente, es más rápido y económico que tener que hacer la tarea más de una vez porque se planificó mal o se cometió un error.

10. Disponer de un horario para abrir la puerta

La política de puertas abiertas, por la cual cualquier persona puede entrar en el despacho de sus responsables en cualquier momento para plantearles alguna cuestión, puede convertirse en un tremendo sumidero de tiempo. Está muy bien ser accesible, pero, como con casi todo, la disponibilidad debe tener un horario. Y, fuera de él, la puerta debe estar cerrada. De este modo se hace saber a todos que no deben molestar a menos que sea una emergencia.

Al cerrar la puerta a las distracciones, puedes concentrarte y usar tu tiempo de manera eficiente sin ser interrumpido. Y, por otro lado, cuando permanezca abierta, significa que estás en disposición y actitud, porque así lo has previsto y comunicado, para prestar toda la atención posible a lo que te planteen y buscar la mejor solución posible.

11. Manejar adecuadamente herramientas tecnológicas

Pocos dudan actualmente de la importancia de las herramientas tecnológicas (ofimáticas, dispositivos móviles, redes sociales, etc.) en nuestra actividad. Y, cuando nos complican la vida, debemos preguntarnos cómo, herramientas que fueron diseñadas para hacérnosla más fácil y aumentar nuestra productividad, se han convertido, en la mayoría de los casos por su mal uso, en auténticos elementos de tortura.

Es evidente que ese mal o deficiente uso suele deberse a un desconocimiento de sus posibilidades. Enseguida nos ponemos a utilizarlas, de una forma muy básica, sin dedicar tiempo suficiente a profundizar en todo lo que pueden ofrecernos y en cómo debemos orientar su uso. Y eso se paga.

Es muy importante tener en cuenta que cualquier tiempo dedicado a conocer y optimizar el uso de las herramientas tecnológicas es una inversión de tiempo siempre rentable, que aumentará sensiblemente la productividad.

12. Rodearse de personas eficaces

Las personas ocupadas, sobre todo los jefes, miden las horas de actividad y convierten el lamentable presentismo en su modelo de gestión. Las productivas miden los resultados y agradecen y recompensan cuando se logran en menos tiempo. A los jefes productivos les encanta ver que sus colaboradores disfrutan con su trabajo y crean entornos de trabajo cooperativos en los que todos puedan aprender, compartir, crecer y sobresalir.

Hay que tener presente que el comportamiento de las personas tiende a reforzar la voluntad colectiva del grupo. Por eso las personas eficaces se rodean de otras eficaces que reforzarán su voluntad de hacer las cosas y hacerlas bien. Las personas eficaces quieren que las que las rodean las animen y refuercen los atributos que quieren encarnar.

13. Promover los cambios

Otra creencia muy extendida, y seguida por las personas ocupadas, es la de que si algo funciona no lo cambies. Si esto fuera cierto, la especie humana nunca hubiera evolucionado como lo ha hecho hasta hoy, porque los seres humanos han sido capaces de adaptarse a situaciones y circunstancias siempre cambiantes. Es nuestra mayor fortaleza como especie.

Por eso, las personas productivas se adaptan a su entorno y a los cambios en sus vidas a lo largo del tiempo. Identifican muy bien qué acciones ya no son adecuadas o han perdido su eficacia e implementan nuevos hábitos. Pueden dedicarse a nuevas tareas o aprender nuevas habilidades. Son innovadoras, siguen avanzando y no se arraigan en hábitos improductivos, viendo como pasan el mundo y las oportunidades delante de ellos.

Ahora que ya dispones de unas cuantas estrategias, revisa cómo lo estás haciendo, analiza lo que no funciona y comienza a cambiar aquellas que te alejan del cumplimiento de tus objetivos y de la calidad de vida que te gustaría disfrutar.

 

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